Privacyverklaring Praktijkbalie
Praktijkbalie is een dienst van Crafted Logic, eenmanszaak, KvK 98963376, btw NL005363787B77, Nachtwachtlaan 401, 1058 EN Amsterdam. Vragen over privacy: privacy@praktijkbalie.nl.
Deze verklaring is geschreven voor twee lezers: de behandelaar die Praktijkbalie gebruikt (onze klant) en de cliënt van die behandelaar, wiens berichten door Praktijkbalie worden verwerkt. Wij leggen in gewone taal uit wat er gebeurt, waar, en waarom.
1. Wat Praktijkbalie doet
Praktijkbalie leest de berichten die een praktijk ontvangt via e-mail (Zoho Mail of Google Workspace) en, als de behandelaar dat inschakelt, via het zakelijke WhatsApp-nummer van de praktijk. Praktijkbalie herkent waar een bericht over gaat (afspraak, praktische vraag, nieuwe aanmelding, administratie), stelt een conceptantwoord op in de stijl van de behandelaar en legt dat concept aan de behandelaar voor. Pas na goedkeuring van de behandelaar wordt een antwoord verstuurd. Berichten met inhoudelijke of medische informatie, en berichten die op een crisis wijzen, beantwoordt Praktijkbalie nooit zelf; die worden alleen aan de behandelaar gemeld.
2. Wie is verantwoordelijk
- De behandelaar is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn of haar cliënten. De behandelaar bepaalt dat Praktijkbalie wordt gebruikt en welke berichten het mag lezen.
- Crafted Logic is verwerker voor die cliëntgegevens en handelt uitsluitend in opdracht van de behandelaar, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
- Crafted Logic is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de behandelaar zelf (account, instellingen, facturatie).
3. Welke gegevens worden verwerkt
Van cliënten van de praktijk, uitsluitend voor zover zij de praktijk een bericht sturen:
- naam, e-mailadres of telefoonnummer, en de inhoud van het bericht;
- agendagegevens van de praktijk die nodig zijn om een afspraak voor te stellen (beschikbare tijden; geen inhoud van andere afspraken).
Berichten aan een psycholoog of therapeut kunnen informatie over gezondheid bevatten. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Praktijkbalie is zo ingericht dat het die inhoud niet beantwoordt, niet samenvat buiten de melding aan de behandelaar, en niet opslaat buiten de eigen mailbox en WhatsApp van de praktijk.
Van de behandelaar:
- naam, praktijknaam, e-mailadres, telefoonnummer, KvK- en facturatiegegevens;
- de praktijkinstellingen die de behandelaar invoert (openingstijden, tarieven, annuleringsregels, veelgestelde vragen, toon);
- de technische toegang die de behandelaar verleent (OAuth-tokens voor mail en agenda, een gekoppeld WhatsApp-apparaat);
- de concepten en goedkeuringen die via het goedkeuringskanaal lopen.
4. Waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Berichten van cliënten lezen, rubriceren en een concept opstellen | Verwerking in opdracht van de behandelaar (verwerkersovereenkomst); de behandelaar baseert zich op de behandelovereenkomst met de cliënt (art. 6 lid 1 b) en de uitzondering voor gezondheidszorg (art. 9 lid 2 h AVG en art. 30 lid 3 UAVG), onder diens beroepsgeheim |
| Account, instellingen en facturatie van de behandelaar | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 b) en wettelijke bewaarplicht (art. 6 lid 1 c) |
| Beveiliging, foutopsporing en misbruikbestrijding | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f) |
5. Waar de gegevens staan en wie erbij kan
- Elke praktijk krijgt een eigen, afgeschermde virtuele machine in de Europese Unie bij boxd (boxd.sh). Machines van verschillende praktijken delen geen besturingssysteem en geen opslag. Toegangsgegevens van de praktijk staan uitsluitend op die machine, versleuteld.
- Om een concept te schrijven stuurt de machine de tekst van het bericht naar een taalmodel van een externe aanbieder (op dit moment Anthropic, zakelijke voorwaarden: geen gebruik voor training, verwerkersovereenkomst). Alleen de tekst die voor het concept nodig is wordt verstuurd; geen bijlagen, geen agenda-inhoud buiten beschikbare tijden.
- Berichten, concepten en antwoorden blijven in de eigen mailbox, agenda en WhatsApp van de praktijk. Crafted Logic houdt geen kopie van cliëntberichten aan.
- WhatsApp-koppeling werkt via een gekoppeld apparaat op het zakelijke nummer van de praktijk, vergelijkbaar met WhatsApp Web. Berichten lopen via de servers van WhatsApp (Meta) zoals zij dat al doen; Praktijkbalie voegt daar geen partij aan toe.
- Subverwerkers: boxd (infrastructuur, EU), Anthropic (taalmodel), Cloudflare (website en DNS, geen cliëntgegevens). Wijzigingen in deze lijst melden wij vooraf aan de behandelaar.
6. Hoe lang
- Cliëntberichten: Praktijkbalie bewaart er niets van buiten de systemen van de praktijk. Op de machine van de praktijk blijven technische logregels maximaal 30 dagen bewaard; die bevatten geen berichtinhoud.
- Gegevens van de behandelaar: zolang het account bestaat, daarna 7 jaar voor de financiële administratie (wettelijke bewaarplicht); overige gegevens binnen 30 dagen na opzegging.
- Bij opzegging worden de OAuth-toegang ingetrokken, het WhatsApp-apparaat ontkoppeld en de machine van de praktijk vernietigd.
7. Rechten van betrokkenen
Cliënten van een praktijk richten verzoeken om inzage, correctie of verwijdering aan hun behandelaar; die is verantwoordelijke en wij helpen de behandelaar bij de afhandeling. Behandelaren richten verzoeken over hun eigen gegevens aan privacy@praktijkbalie.nl. Iedereen heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
8. Beveiliging
Afgeschermde machine per praktijk met eigen kernel; versleutelde verbindingen (TLS, SSH); toegangsgegevens alleen op de machine van de praktijk; geen cliëntgegevens op werkstations van Crafted Logic; principe van minimale toegang voor het taalmodel; geen automatische verzending van antwoorden op inhoudelijke of crisisberichten. Bij een datalek dat cliënten kan raken informeren wij de behandelaar zonder onnodige vertraging, zodat die zijn verplichtingen richting cliënten en de Autoriteit Persoonsgegevens kan nakomen.
9. Wijzigingen
Dit is een pilotversie. Wij passen deze verklaring aan als de dienst verandert en melden materiële wijzigingen aan behandelaren per e-mail. De actuele versie staat op praktijkbalie.nl/privacy.
Privacy notice Praktijkbalie (English)
Praktijkbalie is a service of Crafted Logic, sole proprietorship, Chamber of Commerce 98963376, VAT NL005363787B77, Nachtwachtlaan 401, 1058 EN Amsterdam. Privacy questions: privacy@praktijkbalie.nl.
What it does. Praktijkbalie reads the messages a practice receives by email (Zoho Mail or Google Workspace) and, if the practitioner enables it, on the practice's WhatsApp Business number. It classifies each message, drafts a reply in the practitioner's voice and submits the draft to the practitioner. Nothing is sent without the practitioner's approval. Messages containing clinical or medical content, or indicating a crisis, are never answered by Praktijkbalie; they are only flagged to the practitioner.
Roles. The practitioner is the controller for client data and decides that Praktijkbalie is used. Crafted Logic is the processor for client data under a data processing agreement, and the controller for the practitioner's own account data.
Data. From clients: name, email or phone number, message content, and the practice's free/busy calendar times. Messages to a therapist may contain health data (Art. 9 GDPR); Praktijkbalie is built not to answer, summarise beyond the flag, or store such content outside the practice's own mailbox and WhatsApp. From practitioners: identity, practice settings, OAuth tokens and a linked WhatsApp device, drafts and approvals.
Legal basis. Client data: processing on the practitioner's instructions; the practitioner relies on the treatment agreement (Art. 6(1)(b)) and the healthcare exception (Art. 9(2)(h) GDPR, Art. 30(3) Dutch GDPR Implementation Act) under professional secrecy. Practitioner data: contract performance and legal retention duties. Security and abuse prevention: legitimate interest.
Where. One isolated virtual machine per practice in the EU at boxd (boxd.sh); credentials live only on that machine. To write a draft, the machine sends the message text to a language model provider (currently Anthropic, business terms, no training on inputs, DPA in place). Messages, drafts and replies stay in the practice's own mailbox, calendar and WhatsApp; Crafted Logic keeps no copy. Sub-processors: boxd, Anthropic, Cloudflare (website and DNS only).
Retention. No client message content retained by Crafted Logic; technical logs on the practice machine up to 30 days, without message content. Practitioner data for the life of the account, then 7 years for financial records, other data deleted within 30 days. On termination, tokens are revoked, the WhatsApp device unlinked and the machine destroyed.
Rights. Clients address requests to their practitioner; we assist. Practitioners contact privacy@praktijkbalie.nl. Everyone may complain to the Dutch Data Protection Authority.
Changes. Pilot version; material changes are notified to practitioners by email. Current version at praktijkbalie.nl/privacy.